Even Sandvold Roland

Foto: Andy Ciordia / flickr.com (CC-by-nc-2.0)

Getting Things Done-kulturen er i vinden som aldri før, og det spretter opp nye oppgavebehandlingsprogrammer til et utall plattformer hele tiden. På Mac og iPhone bruker svært mange Things, et program fra Cultured Code. Jeg brukte Things selv i lengre tid (helt siden tidlig beta), men synes ikke det strakk til. Derfor er jeg nå tilbake til OmniFocus, en kraftig løsning fra The Omni Group. Jeg har fått mange spørsmål om løsningen etter å ha skrevet om den på Twitter ved flere anledninger, og tenkte jeg skulle dele litt erfaringer etter å ha brukt OmniFocus i to måneder.

Hvem er OmniFocus egnet for?

Jeg mener at OmniFocus er en løsning som egner seg godt for de som kjenner det grunnleggende i David Allens Getting Things Done-metode, og som synes at f.eks. Things eller The Hit List ikke er fleksibelt nok å jobbe med.

Hva gjør OmniFocus kraftigere?

Det første som fikk meg til å begynne å bruke OmniFocus igjen er veldig enkelt: Oppgaver kan tilhøre både prosjekter og kontekster samtidig. Dermed kan du finne oppgaver etter hvilken kontekst du er i, eller hvilket prosjekt du vil jobbe med (eller begge deler). I Things ville dette blitt gjort med tags, men jeg synes ikke det fungerte godt nok.

Under er flere av tingene som fikk meg til å bruke OmniFocus.

Logisk funksjonalitet, fleksibilitet

Jeg har ofte kalt OmniFocus for en “fleksibel” løsning på Twitter, og da har flere spurt hva det egentlig er som gjør den mer fleksibel. Det gjør de selvfølgelig med rette, ordet fleksibel har blitt misbrukt mang en gang i salgssammenheng.

Helt konkret, det som gjør OmniFocus fleksibel er at den er veldig logisk lagt opp. Du kan for eksempel trekke en oppgave ut i sidebaren for å gjøre den til et prosjekt, og omvendt. Utrolig mye kan gjøres med drag-n-drop, men samtidig kan hele programmet styres med tastatursnarveier. Hvis du tror du burde kunne gjøre noe på en bestemt måte er sannsynligheten stor for at du kan det. OmniFocus har i overkant mange features, men dette gjør den veldig kraftig. Med litt fikling og litt kikking på videoer vil du kunne sette opp OmniFocus på en måte som passer deg og dine systemer.

Pent og enkelt grensesnitt

Grensesnittet i OmniFocus er pent og enkelt. Det er lett å forstå hvor du finner funksjonene selv om du ikke er godt kjent med programmet. Rent visuelt er det ikke noe rot eller støy. Det er kompakt og plass til alt fra 2 til 2000 oppgaver. Enkel fargekoding brukes for å vise statusen til prosjekter og enkeltoppgaver, og det er mulig å konfigurere det meste av det visuelle i programmet, hvis du for eksempel ønsker egen fargekoding av oppgavene eller en annen bakgrunnsfarge enn hvit.

Mulighet for å lagre visninger

Dette er en av de kuleste mulighetene i OmniFocus, og en av de jeg ikke har begynt å utforske grundig enda. Enkelt forklart: la oss si at du ofte gjør søk etter noe bestemt eller ofte viser flere kontekster samtidig i OmniFocus. Da kan du lagre disse i OmniFocus (kalt perspektiver i programmet), og tilogmed legge de til i menylinjen med egne ikoner for enkel tilgang. For eksempel kan du ha en egen knapp i menylinjen for oppgaver som tar mindre enn 10 minutter, eller alle jobbrelaterte oppgaver. Konfigurering på et slikt nivå vitner om grundig research og solid utvikling rettet mot brukervennlighet og fleksibilitet.

Startdato, deadline og tidsestimat

Du kan spesifisere både en deadline og en startdato for prosjekter og oppgaver. Dermed kan jeg spesifisere at jeg ikke vil begynne med et prosjekt før om en uke. Prosjektet blir da merket i grått og får et eget ikon i sidebaren, slik at det er tydelig hva jeg kan og ikke kan jobbe med. Startdato er en utrolig kraftig feature som er veldig undervurdert. Du kan også spesifisere klokkeslett oppgaven skal begynne og klokkeslett oppgavens skal være ferdig på.

Dessuten er tidsestimat godt integrert i OmniFocus. Ved å skru på en enkelt kolonne i visningsmenyen kan jeg veldig raskt og enkelt skrive omtrent hvor lang tid jeg tror at oppgaven eller prosjektet vil ta. Slik kan jeg velge oppgaver etter hvor god tid jeg har, eller hvor mye energi jeg har. Selv utnytter jeg dette best når jeg er sliten og ikke vil gjøre noe større greier. Da kan jeg plukke i oppgaver som tar mindre enn 10 minutter, for eksempel.

Flere prosjekttyper

I OmniFocus har du flere valgmuligheter i forhold til hva slags prosjekt du ønsker å lage. Du kan sette den til å være et vanlig, generisk prosjekt som skal inneholde oppgaver som leder til et mål, eller du kan lage såkalte single-action lists (også kjent som bucket lists). Sistnevnte er en måte å gruppere oppgaver som ikke har noe felles mål, men som allikevel er relatert på et eller annet vis. Jeg har for eksempel en bucket list til husoppgaver (rydding, klesvask osv) og en bucket list til kortere saker jeg skriver for mac1 og ipod1. Bucket lists er også godt egnet til ønskelister, kanskje-lister og handlelister.

Du kan også bestemme hvorvidt oppgavene i prosjektet ditt skal utføres i rekkefølgen de står i (med andre ord, om den første oppgaven må utføres før du kan begynne på den neste) eller om oppgavene kan utføres parallelt, altså i hvilken som helst rekkefølge.

Nesting av oppgaver

OmniFocus støtter gruppering av oppgaver. Du kan for eksempel ha overordnet oppgave “Rydd stua” og ha underoppgavene “Vask gulvet” og “Rydd bokhylla”. Dette er en av de tingene jeg savnet mest i Things. Jeg jobber veldig ofte med prosjekter der det er hensiktsmessig å gruppere oppgavene, og hvor det fort blir rot hvis jeg bare kan lage en lineær liste med likeverdige oppgaver.

Innebygd review-funksjonalitet

En viktig del av GTD-systemet er reviewing, altså å regelmessig (feks en gang i uka) se gjennom prosjektene dine og legge til, endre eller slette for at alt skal være optimalt til du skal jobbe med det. OmniFocus har støtte for dette innbygget, og du kan selv konfigurere hvor ofte du vil se gjennom prosjektene dine. Når du ønsker å gjøre dette velger du simpelthen “Review” i menybaren, gjør de endringene som trengs i ett etter ett prosjekt, og velger “Mark as reviewed” på hvert prosjekt når du er ferdig. Enklere blir det ikke.

Hva gjør iPhone-versjonen av OmniFocus kraftigere?

iPhone-versjonen av OmniFocus har det aller meste desktop-versjonen har. Du kan lage, organisere og slette oppgaver, prosjekter og kontekster. Det er raskt og enkelt å lage prosjekter og oppgaver, og spesifisere feks. startdato, deadline og kontekst. Det eneste jeg savner i iPhone-versjonen er mulighet til å sette tidsestimat.

Det viktigste argumentet for OmniFocus på iPhone versus for eksempel Things er at OmniFocus synces via MobileMe (eller en WebDAV-server). Det betyr at du ikke trenger å være på samme trådløsnett, eller at Mac’en din trenger å være påslått. Det synes jeg er helt genialt. Denne sync-metoden gjør det mye lettere å jobbe uansett hvor du er, og du trenger ikke å tenke på å synkronisere oppgavelistene før du stikker ut eller i det du kommer hjem. Har du flere Mac’er kan du legge inn OmniFocus på alle sammen og holde dem synkronisert.

Hva koster OmniFocus?

OmniFocus er desverre en litt dyrere løsning enn for eksempel Things. Med dagens dollarkurs koster OmniFocus til Mac 510 kroner, og OmniFocus til iPhone koster 109 kroner. Jeg vil allikevel anbefale løsningen varmt, og spesielt dersom du føler at Things ikke er kraftig og fleksibelt nok til at du føler deg organisert. For meg er det ikke tvil om at det var verdt hver eneste krone.

Direktelink for å kjøpe OmniFocus til Mac og OmniFocus til iPhone (app store)

Dette var en oppsummering av noen av tingene jeg mener at gjør OmniFocus til den beste oppgaveløsningen på markedet i dag. Hvis du har flere spørsmål om programmet eller hvordan jeg bruker det er du hjertelig velkommen til å bruke kommentarfeltet under, så skal jeg gjøre mitt beste for å svare.

Hva slags system, om noe, bruker du for å organisere oppgaver og prosjekter?

Relaterte innlegg:

1. Yr.no-app til iPhone Endelig. Er det noe jeg virkelig har savnet etter at...
2. Trafikanten på iPhone Det norske selskapet Shortcut i samarbeid med Trafikanten fikk nylig...